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博物馆物业招标,你知道多少?

文章来源:  | 发布时间:2018-4-4 15:11:47 |  阅读:86次

                                           广东革命历史博物馆 

文/罗春林(广东革命历史博物馆办公室副主任)

在博物馆物业招标和运营的过程中,招标文件的用户需求贯穿着各个方面和过程始终,用户需求的重要性决定了用户需求编制的全面、细致和准确性,但在编制用户需求之前,包括编制者在内的业主单位必须满足以下的基础条件,才能使得编制工作顺利开展、避免后续工作出现隐忧。这在博物馆物业招标用户需求编制工作中体现得尤为明显。

 

要求招标项目预算经费得到充足的保障


在项目招投标工作中,投标人在有意向参与竞标和符合竞标资质的前提下,招标限额是最大和最终的考量标准,因为实现经济利益是其商业行为的基本准则。而对于业主单位尤其是公立博物馆这类政府财政资金的使用单位来说,预算资金的使用规范和使用效率是预算经费制定的重要考量;同时,基于量入为出的原则,财政资金收到年度预算等的限制。所以,在涉及到预算经费的使用问题上,用户需求的编撰者必须进行精心的计算,以实现对招标预算经费的保障。


了解可供使用的资金额度上限。需求范围越宽广、需求内容越详细和专业,要求资金额度就越巨大。反言之,可供使用资金额度越小,需求范围和内容就应相应进行压缩。这个资金额度,可以是年度预算或临时预算,也可以是办公类经费或其他资金。


确定招标限价。按照市场行情和当地政府对不同工种的工资、社保、医保、公积金、税收,有时候还要结合一般潜在投标人的管理费、收益率等,制定出拟需物业服务的岗位工资标准和单项服务费用;再结合拟招标期限和潜在工资上升幅度或通货膨胀率,计算出单位时间内的招标限价。这种计算或制定限价的工作可交由第三方开展或进行第三方评审。


明确招标总限价与分部分项限价之间的关系。招标总限价毋庸置疑即是项目总的额度上限;分部分项限价即不同需求类型的单项限价。各部项的单价可以是最高限价,可以是最低限价,也可以是一个现价范围,但必须小于总限价。是否需要明确分部分项限价,用户需求的编撰者必须考虑到该部项的重要性和在实际管理运行过程中会否造成缺失与不足。比如某博物馆的开放安全人物非常繁重,在招标用户需求中明确该部项的限价和比例,可以让投标人理解该单位开放工作的重要性,保障人员、设备和资金的投入;业主单位在后期进行管理时也可以此为重点进行监督、管理,以及以此为依据进行相关费用的支付。

 

编制者要对共性与个性有着清醒认识


作为物业管理服务的一种,博物馆物业管理有着物业管理工作的共性;但又因为博物馆工作的特殊要求,而体现出个性化的需求。这种矛盾的复合体造成了用户需求的编制者必须前置性的对其加以清醒认识,以便在编制工作时准确进行,做到有的放矢、契合实际。


共性:博物馆物业管理有着物业管理的共性,即物业管理的服务辅助性和一般普遍性权责范围,体现在博物馆物业管理的基本内容与其他物业管理有着共通之处,包括安全保障、绿化保洁、水电维护等。在物业管理共性层面上,编制者需要理清博物馆物业管理的边界,包括:明确物业管理的内容是些什么,必要时明确到岗位、职责、时间和人;物业管理服务加入或退出的时间和范围是什么,与博物馆提供社会服务之间的边界在哪里,等等。


个性:博物馆物业管理也有其具体管理对象和要求的个性,即博物馆物业管理的用户需求有着个性化的不同。相较之于其他类型的物业,博物馆物业有着三大特性:开放属性、文物属性、安全属性。这三个属性对博物馆物业管理提出了响应的要求:


落实到个性化需求,则要求编制者对博物馆的物业面积、场馆基本情况、文物数量和级别、博物馆服务基本内容、观众数量和流量分布、建筑和设备设施基本情况、日常维护保养等情况都了然于胸,并能在用户需求文件中作出说明。

 

对运营维护要进行全面考量


博物馆物业管理招标文件用户需求的编制,不是简单的岗位人数和预算价格等的加减法,而是需要对整个场馆的运维进行全面的了解,结合过往的经验,对将来的物业需求和运营效果有着预见性的判断之后,才能对各个基本需求内容进行梳理、调整和分配。


对所需物业服务内容进行梳理和细化。根据博物馆所需物业类型和服务内容的不同,编制者在编撰时会作相应的岗位或功能设置。但是这种设置,是需要在编撰之前做好全面的了解与梳理的。


对用户需求内容之间的关系进行梳理。用户需求的各个方面,包括服务期限、服务内容、服务要求、项目资金等,都是相互关联、相互影响、相互制约的。


对物业服务采购对象的性质进行明确。在这一点上,博物馆物业管理与普通物业管理是一致的。之所以需要明确采购对象的性质,是因为采购对象由于类型的不同而出现有分歧,这种分歧非常容易导致服务的缺位和经费的浪费。


在进行用户需求编制之前,编撰者需要从博物馆的角度考虑物业管理工作在开始和持续运行阶段甲乙双方的协调进行。这就要求编制者对博物馆物业管理的运营和管理方式有着相当的了解,以便在用户需求中考虑到:要求投标人制定全面且合理的服务方案,并在实际运行中不断完善;博物馆方和中标方应组建各自的运维团队,在正式进行物业服务之时双方进行组织协调,由馆方对中标方进行管理、监督与检查;馆方也应该协调预备退场的物业服务单位与即将进场的服务单位,进行相关人员、场地、设备设施和资料的交接等等。


只有对博物馆物业管理的运维进行全面的考量,进行用户需求的进一步细化,才能制定出合符实际情况和切实可行的管理质量指标,进而保证日常运行中的物业管理有效开展、权责分明、奖惩有据。

 

内部相关部门和员工必须进行通力合作

面对分工越来越细、专业化越来越强的现代博物馆,博物馆物业管理逐渐成为一项越来越专业化的工作。但物业管理工作本身决定了物业管理不可单独存在,它必须与服务对象进行亲密的对接和积极的合作。落实到博物馆中,物业服务具有的多样性和个人认识具有的局限性,既决定了物业服务的对象是各有专业需求的不同地点或部门,也意味着博物馆不同部门或员工必须对招标用户需求的编撰发挥积极有效的作用,即进行通力的合作。


这种通力的合作,体现在三个不同的层级上。见下表:

对于第一层面,应该在日常运用管理时,注意收集、整理、汇总和反思,避免撰写招标文件用户需求之时有所遗漏;对于第二和第三层级,当以部门主管会审的形式,对招标文件用户需求进行审查修改;最后交由单位主管领导和编撰人进行总体把握和衡量。


按层级进行合作有着现实的意义,可以最大化预防模糊、遗漏、缺失、不到位等情况,避免因为编撰者个人原因造成损失,同时可以让所有部门尤其是部门主管清楚了解物业管理服务的具体内容和边界,避免在日常管理工作中出现的不理解、不支持甚至是推诿、指责和投诉,更是给下一次的物业管理招标工作打下了修改完善的前提基础,提高文件编撰的效率。


博物馆物业管理的社会化是近年来出现的新兴事物,虽已广泛推行,但尚未完全成熟,又因不同博物馆的具体情况千差万别,加上招投标法律法规对招标用户需求的明确与限制,所以博物馆的招标用户需求编制尚存有不少的难题。但是,只要做好准备工作,不断总结自身和参考同类型单位的经验,将用户需求文件编制与物业管理相互结合、使其臻于完善,便可为博物馆物业管理工作作出更大更好的贡献。

 

 

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